Wie werde ich produktiver – Zeitfresser (bei der Arbeit) eliminieren

Hast du ab und zu auch das Gefühl, dass die Tage nur so davon fliegen und du nicht wirklich viel erreicht hast? Bist du teilweise schnell abgelenkt, z.B. durch Mails, den Gruppenchat, Kollegen die dich anquatschen, Facebook und Whatsapp?

Vor einiger Zeit hatte ich bei mir das Gefühl, dass ich zwar viel arbeite und am Abend auch immer sehr müde bin, aber eigentlich habe ich selten das erreicht, was ich mir vorgenommen habe. Ich wollte etwas an diesem Zustand ändern und habe mir überlegt, wie ich bei der Arbeit produktiver werden kann und wie ich mich weniger ablenken lasse. Viele Dinge sind völlig offensichtlich. Wichtig ist einfach, dass man sich bewusst wird, welche Verhaltensweisen jeden Tag viel Zeit und Energie kosten und was man dagegen tun kann.

Ablenkungen vermeiden

Das wichtigste was du tun kannst um produktiver zu werden, ist möglichst alle Ablenkungen auf ein minimum zu reduzieren. Wenn ich an einem Task arbeite, schliesse ich alles, was nicht mit dem Task zu tun hat. Mails, Gruppenchat, Facebook werden geschlossen und das Display vom Handy drehe ich nach unten, um neue Messages nicht zu sehen. Häufig lege ich auch Kopfhörer an, um Gespräche in der nähe nicht mitzukriegen und auch zu signalisieren, dass ich am arbeiten bin.

Andere Aktivitäten wie Mails checken und den Gruppenchat lesen, versuche ich zu bündeln. Zum Beispiel, nachdem ich eine Pause gemacht habe oder auch 1 mal pro Stunde. Ich schaue kurz, was alles gelaufen ist und ob irgend etwas dringendes erledigt werden muss.

Den Arbeitstag planen

Jeden morgen, bevor ich mit der Arbeit beginne, erstelle ich eine priorisierte Liste mit Arbeiten, die ich an diesem Tag erledigen will. Den wichtigsten, bzw. mental anspruchsvollsten und schwierigsten Task gehe ich als erstes an. Dies tue ich aus zwei Gründen. Wenn ich den wichtigsten Task erledigt habe, habe ich üblicherweise mein Soll erreicht und kann zufrieden nach Hause gehen, auch wenn es eventuell für die anderen Dinge nicht mehr gereicht hat. Ausserdem sagt die Wissenschaft, dass das Gehirn ca 2-4h nach dem Aufstehen am leistungsfähigsten ist.

 

Meetings

Wie du sicher auch weisst, gibt es sehr viele Meetings, die ziemliche Zeitverschwendung sind und einem vom eigentlich Arbeiten abhält (es soll ja Leute geben, die das mögen, weil sie dann extrem beschäftig sind mit Meetings :-)). Ich versuche daher jeweils beim Einladenden herauszufinden, ob ich in diesem Meeting benötigt werde.

  • Wenn es keine Agenda gibt, frage ich nach, was genau besprochen wird, was entschieden werden soll
  • Braucht es mich, wenn ja, warum?
  • Kann man einen Zeitschlitz definieren, an dem ich dabei sein muss, kann ich den Rest des Meetings weglassen?

Mit diesen einfachen Fragen habe ich in den letzten Monaten sehr viele Stunden “gespart” und konnte mich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

 

Arbeitstag

Bildergebnis für büro

Als Softwareentwickler gibt es Tage, an denen es ziemlich schwierig ist 8h am Stück (mit Pausen natürlich) durchzuarbeiten. Wenn man es nämlich erst einmal geschafft hat die Produktivität zu steigern, merkt man, dass die Arbeitsstunden viel intensiver sind. Inzwischen habe ich zwei Strategien entwickelt, mit dieser Erschöpfung besser zu Recht zu kommen und mich schneller zu erholen.

Früher habe ich viel zu wenige Pausen gemacht. Als Nichtraucher vergisst man ziemlich schnell die Zeit und arbeitet ab und zu einfach 2-3h durch (die Konzentration und die Produktivität leidet häufig darunter). Inzwischen gehe ich einfach mit den Rauchern in die Rauchpause (ohne zu rauchen) und kann mich danach wieder besser fokussieren.

An gewissen Tagen merke ich, dass schon nach 5h nichts mehr geht. Früher wäre ich im Geschäft geblieben und hätte durchgezogen. Mit geringer Konzentration hätte ich etwas mässiges abgeliefert, dass ich am nächsten Tag wieder hätte korrigieren müssen. Heute gehe ich einfach nach Hause. Meistens mache ich dann etwas Fitness und entscheide danach, ob ich mich nochmals and die Arbeit setze. An gewissen Tagen erzielt man so nochmal einen richtigen Produktivitätsboost. Wenn ich aber auch zu Hause merke, dass ich mich nicht mehr konzentrieren kann, mache ich einfach Feierabend (die Kinder freuts).

Schlaf

Als letzten Punkt möchte ich noch den Schlaf erwähnen. Ich brauche 7.5 – 8h Schlaf um produktiv arbeiten zu können. Ich war häufig nicht diszipliniert genug, genug zu schlafen und hatte immer wieder mal Tage, an denen ich mit der Müdigkeit kämpfen musste. An solchen Tagen erreicht man häufig nicht allzu viel. In dieser Beziehung bin ich in den letzten Monaten viel disziplinierter geworden und es hilft mir extrem.  Schon am morgen im Zug zur Arbeit bin ich genug frisch und fit im Kopf, um etwas zu machen, dass mich weiterbringt (lesen, lernen usw.).

 

 

Welche Strategie hast du, um produktiver zu werden? Ich würde mich über einen Kommentar freuen.

4 Responses

  1. Einen wichtigen Punkt hast Du meiner Meinung nach nicht angeführt:
    Emailkultur!
    Das kannst Du zwar nicht alleine, aber ich werde in meiner Umgebung in der nächsten Zeit einen erneuten Anlauf nehmen.
    Wer gehört in den Empfänger und wer ins CC.
    Müssen es so viele sein?
    Reicht es vielleicht den Kopf kurz etwas zu strecken und das vis a vis einfach zu fragen, statt ein Mail an Gott und die Welt loszutreten?
    Muss ich wircklich auf replay all klicken?

    Ich habe zudem eine Regel in meinem Outlook, die mails bei denen ich nich im an bin, gleich in einen Folder verschiebt

    Nur ein paar Gedanken, das ist natürlich nicht abschliessend…

  2. Danke für das Feedback Matin. Du hast natürlich völlig Recht, dass die Emailkultur einem viel Zeit kosten kann.
    Mein Punkt war aber, dass man das checken und abarbeiten der Mails auf bestimmte Zeitpunkte am Tag plant (z.B. vor dem Mittagessen und vor dem nach Hause gehen).
    Den Rest der Zeit kann man sich dann voll auf die Aufgabe konzentrieren. Man läuft nicht Gefahr von Popups gestört zu werden oder sogar Emails zu lesen und zu beantworten. Wenn man dies tut, hat man den Fokus – nämlich der Task – wieder verloren und muss sich nachher wieder neu reindenken.
    Den Kontext zu switchen (z.B. zwischen Task und Email) kostet viel Energie und diese Energie fehlt einem dann am Ende des Tages.

  3. Ich verwende viele deiner Strategien selbst auch, nur mit der Disziplin diese Tag für Tag durchzuziehen haperts zum Teil 🙂
    Zur Tagesplanung: Ich versuche jeweils meine Todo-Liste am Tag zuvor zu planen und gleiche am Morgen nur kurz mit den Mails ab, ob evtl. noch etwas Wichtigeres vorgezogen werden muss. So kann ich in der Regel gleich mit meinem ersten Task loslegen. Und weil ich diesen schon am Abend zuvor wusste, hat mein Hirn in der Nacht ja vielleicht auch schon den ein oder anderen Lösungsansatz erarbeitet 🙂
    Zu den Emails: Ich versuche wie du auch meine festen “Abarbeitungszeiten” einzuhalten, in der Regel einmal am Morgen (die dringendsten) und einmal am Mittag (alle restlichen), z.T. auch noch am Abend, aber meistens können diese auch noch bis am nächsten Tag warten. Natürlich gibt es immer wieder Tage an denen ich auch zwischendurch Mails abarbeite, wenn ich zum Beispiel nicht an einem grösseren Task arbeiten kann (zeitlich oder konzentrationsmässig).
    Zur Emailkultur aus den Kommentaren: Hier finde ich es wichtig, dass man den Blick nicht nur auf die eigene Produktivität hat. Klar ist es häufig einfacher und schneller sein Gegenüber einfach kurz anzufragen, doch wird man dann selbst zum Störfaktor für den Arbeitskollegen. Email bietet hier eine gute asynchrone Kommunikation, der Arbeitskollege kann während seiner “Email-Zeit” antworten und wird selbst nicht in der Produktivität gestört.

  4. Danke Beni fürs Feedback!

    Bezüglich Arbeitskollegen stören. Da hast Du natürlich Recht. Generell versuchen wir uns so wenig wie möglich zu stören. Bei uns hat es sich eingebürgert, dass jemand mit Kopfhörer nur im Notfall gestört wird. Das funktioniert ziemlich gut.

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