Dokumentation spart Geld

Ich weiss, diese Aussage ist sehr pauschal. Aber ich glaube inzwischen erkannt zu haben, dass Dokumentation wirtschaftlich gesehen einen viel höheren Nutzen hat, als man vermuten könnte.

Vorüberlegungen

Knowhow bzw. Wissen ist das wohl wichtigste Gut eines Unternehmens in vielen Bereichen – darunter sicherlich auch die Softwareentwicklung. Ein guter Mann in der Entwicklung kann bis Faktor 35 schneller bzw. besser Entwickeln (langfristig durch gute Architektur und guten Code!), als ein schlechter Mann. Die Zahl habe ich aus Clean Code von Robert C. Martin.

Wenn also Wissen für eine einzelne Person einen solch unglaublichen Faktor ausmachen kann, dann müsste ja dasselbe für das Wissen eines Unternehmens gelten.

Wie definiert sich das Wissen eines Unternehmens? Natürlich über die Personen, die aktuell in der Firma arbeiten (diese werden die Firma aber normalerweise irgendwann verlassen) UND das niedergeschriebene Knowhow z.B. in einem Wiki.

Das müsste also heissen, dass das niedergeschriebene Wissen eines Unternehmens ausschlaggebend für die Effizienz des Unternehmens ist.

Ich versuche nun aufgrund der vorhin gemachten Überlegungen zwei sehr einfache Beispiele zu machen, welche einfach nachzuvollziehen sind, aber sicherlich nicht alle Faktoren berücksichtigen. Man kann aber ein gutes Gefühl für die Relationen bekommen.

Beispiel 1: Ein neuer Drucker wird installiert

Annahmen:

  • Bruttokosten pro Person: 140 Fr. / Stunde
  • Anzahl Personen 20

Dokumentiert

  • Doku Installation Drucker erstellen – 15 Minuten
  • Information kommunizieren (z.B. per Mail) – 5 Minuten
  • Pro Person im Schnitt: Information verarbeiten / Druckersoftware installieren – 5 Minuten

Total Zeit: 15 Minuten + 5 Minuten + 20 Personen * 5 Minuten = 2h
Total Kosten: 2h *  140 Fr. = 280 Fr.

Nicht dokumentiert

  • Information kommunizieren, dass neuer Drucker verfügbar ist (z.B. per Mail) – 5 Minuten
  • Pro Person im Schnitt
    • Per Suchmaschine oder über Arbeitskollegen (Kollege wird unterbrochen bei der Arbeit!) fragen, wie man einen Drucker hinzufügt – 5 Minuten +5 Minuten Unterbruch des Kollegen
    • Treiber suchen (weil z.B. nicht klar ist, wo der Treiber liegt) – 5 Minuten

Total Zeit: 5 Minuten + 20 Personen * 15 Minuten = 5.1h
Total Kosten: 5.1h *  140 Fr. = 714 Fr.

Beispiel 2: Installation und Konfiguration XDebug für Debugging mit Netbeans

Um PHP mit Netbeans debuggen zu können benötigt man ein Modul für den Webserver – hierzu kann man z.B. XDebug verwenden. Die Installation kann unter Umständen einige Schwierigkeiten bergen.

Annahmen:

  • Bruttokosten pro Person: 140 Fr. / Stunde
  • Anzahl Personen 8

Dokumentiert

  • Knowhowträger: Ausfindig machen, wie XDebug installiert wird und Probleme bei Installation herausfinden – 4h
  • Knowhowträger: Doku Installation XDebug inklusive Fehlerbeschreibung bei möglichen Fehlern – 60 Minuten
  • Knowhowträger: Information kommunizieren (z.B. per Mail) – 5 Minuten
  • Pro Person im Schnitt: Information verarbeiten / Software installieren – 20 Minuten

Total Zeit: 4h + 60 Minuten + 5 Minuten + 8 Personen * 20 Minuten = 7.75h
Total Kosten: 7.75h *  140 Fr. = 1085 Fr.

Nicht dokumentiert

  • Knowhowträger: Ausfindig machen, wie XDebug installiert wird und Probleme bei Installation herausfinden – 4h
  • Information kommunizieren (z.B. per Mail), dass ab jetzt XDebug für Debugging mit Netbeans verwendet werden kann und versenden von lauffähiger config – 5 Minuten
  • Pro Person im Schnitt
    • Person muss Knowhowträger stören, weil er nicht genau weiss wie und wo installieren – Knowhowträger erklärt Prinzip und sucht gemeinsam die korrekten Verzeichnisse – 20 Minuten Erklärung/Schulung * 2 Personen
    • Person muss Knowhowträger nochmals stören, weil eine unerwartete Fehlermeldung nach der Installation kommt – 10 Minuten forschen * 2 Personen

Total Zeit: 4 Stunden + 5 Minuten + 8 Personen * 40 Minuten + 8 Personen * 20 Minuten = 12.1h
Total Kosten: 12.1h *  140 Fr. = 1694 Fr.

Ergänzungen

Wie gesagt, die Beispiele mögen nicht sehr genau sein, aber was wichtig ist, sind die Relationen. Man sieht, dass man mit einer guten Dokumentation locker 50-100% weniger Zeit benötigt (Längerfristig wahrscheinlich sogar mehr).

Beim XDebug Beispiel muss auch nicht unbedingt der ursprüngliche Knowhowträger weitere Ergänzungen machen, wenn neue Erkenntnisse erworben werden. Nehmen wir an, dass 4 Personen Windows XP verwenden und 4 Personen Vista. Bei Vista treten neue Probleme bei der Installation auf und ein neuer Knowhowträger, der dieses Problem löst, ergänzt die Dokumentation.

Fazit

Dokumentation spart Zeit und somit auch Geld (zumindest sieht es gemäss meinen Berechnungen so aus). Dieser Effekt verstärkt sich wahrscheinlich noch um ein mehrfaches, wenn ein Knowhowträger die Firma verlässt. Ist das Wissen gut dokumentiert, hat der Neue eine gute Chance sich schnell einzuarbeiten. Ist aber nichts dokumentiert, muss er dieselben Erfahrungen und Erkenntnisse wieder von neuem gewinnen.

2 Responses

  1. Der Effekt des Zeitgewinns verstärkt sich noch, wenn ein bischen Zeit vergeht, bis jemand z.B. XDebug installieren muss, und der Knowhowträger selber auch nicht mehr so genau weiss wie’s gegangen ist. Selbst für den Knowhowträger ist es dann wieder eine gute Referenz um die Installation in Zukunft schneller wieder hinzukriegen.

  2. Ein weiterer interessanter Gedanke ist die Wiederauffindbarkeit und Wartung der nötigen Informationen. Damit steht und fällt der Zeitgewinn der ganzen berechneten Beispiele des Artikels. Wenn man die Dokumentation nicht mehr findet und nicht weiss, wer der Knowhow-Träger ist (oder er Arbeitet nicht mehr in der Firma), muss man die 4 Stunden Knowhow-Beschaffung wieder von neuem beginnen.

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